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电子商务之合同管理系统
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更新于2023-07-22
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合同管理是企业管理中一个不可缺少的重要组成部分。由于合同形式的多样性和履行过程的多变性,许多企业对此很少有一个较好的办法来及时有效地实施合同的起草、修改、统计、监控等一系列管理工作。
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合同管理系统
合同管理是企业管理中一个不可缺少的重要组成部分。由于合同形式的多样性和履行
过程的多变性,许多企业对此很少有一个较好的办法来及时有效地实施合同的起草、修改
统计、监控等一系列管理工作。
1.1 概 述
随着电子商务应用的深入,企业可以逐步建立电子商务应用系统。首先,可以通过这
样的系统与一些有固定关系的合作伙伴直接建立电子商务活动,如订单下达、查询库存量
信息、产品售后服务等;并且,将这样的系统和已有的企业管理和业务系统联系起来,构
筑成能够及时反应的商务系统。从而更加快捷地与客户和供应商交往,提高企业运作效率
将这样的系统同时提供给可能分布于全国乃至世界各地的分支机构、联营公司、办事处等
企业内部使用,能够极大地提高企业管理水平。而合同管理作为企业管理的中间环节,有
着尤为重要的意义。针对这一状况,我们编制了本合同管理系统软件 (TMS),旨在为企业
合同管理找到一种便捷、有效、实用的方法和途径,主要面向企业项目合同的管理。
下面给出预期要开发的合同管理系统的一个典型操作界面,界面如图 11-1 所示。
图 11-1 合同管理系统典型操作界面
该界面是合同管理系统合同进展控制的一个主要功能块,主要是对生效中的合同进行
操作。合同管理系统除合同进展控制模块以外还包括员工管理模块、客户管理模块、项目
管理模块、合同管理模块和合同统计模块。这些内容我们将在以后章节中作详细介绍。
1.2 需 求 分 析
需求分析是数据库信息管理系统开发的第一步也是最重要的一步。需求分析就是描述
系统的需求,通过定义系统中的关键域类来建立模型。分析的根本目的是在开发者和提出
需求的人之间建立一种理解和沟通的机制,因此,系统的需求分析应该是开发人员和用户
或者客户一起完成的。需求分析可以采用面向对象的方法来完成,即明确系统要服务于哪
些用户,对这些用户提供哪些服务等。目前有一种刚兴起的建模技术,对我们完成需求分
析将会带来很大帮助,本书在最后一个章节中对这种方法进行了较为详细的介绍,感兴趣
的读者可以参阅“UML 建模技术”章节。
1.2.1 功能需求
完善的合同管理是公司健康运作的一个重要标志。然而,完善的合同管理需要公司许
多的资源,如何简化合同的管理而不失其完整性和科学性是许多公司头痛的问题,也是本
系统在功能上力求解决的一个问题。
随着公司业务的扩展和工作量的增加,数据量不断扩大。为了满足用户工作需要,必
须实现各子系统之间能够共享数据,实现需要的统一管理和自动化数据传递,结合合同管
理要点提出以下主要功能需求。包括签署合同方资料档案、合同资料档案的管理,合同付
款处理、查询、汇总的管理,合同收款处理、查询、汇总的管理,以及合同到期未付完款
到期未收完款的全面跟踪监管控制,并具有严格的系统用户及分级权限控制,保证了企业
合同数据的严格保密性。系统内部采用了先进的数据库技术实现了合同的智能报警功能。
系统功能列表如下所示。
● 系统权限设置:允许系统管理员设置各类系统操作者的使用权限。
● 系统用户设置:允许系统管理员设置系统使用用户名册。
● 客户资料设置:允许用户录入所有客户资料,并能对其进行浏览、修改、删除、查
询等操作。
● 项目资料设置:允许用户录入所有系统涉及项目资料,并能对其进行浏览、修改、
删除、查询等操作。
● 合同资料设置:允许用户录入所有与合同相关的明细资料,并能对其进行浏览、修
改、删除等操作。
● 合同资料查询:允许用户对所有合同的明细资料进行多方位查询,并能对其进行预
览、修改、删除等操作。
● 合同报警:允许用户按组合条件方式查询所有到期未付完款或到期未收完款的合同
报警资料,并能对其进行预览操作。
● 合同控制功能:实时处理所有合同,如分期经费注入,合同完成控制,合同终止控
制,并能对其进行查询、预览等操作。
● 合同信息统计:提供用户所有合同的统计功能,按项目、按客户、按完成状态等条
件,统计相应条件下合同金额情况,到位金额情况,以及对每一则合同实施以来至
当前的操作信息明晰。
以上功能除合同信息统计以外,授权于所有合同管理员,而统计功能只对经理级人物
生效,其他用户无权访问。
1.2.2 性能需求
一般的性能需求是指相互消息传递顺利,协议分析正确,界面友好,运行时间满足使
用需要,安全性得到完全保证。
就实际情况,在高系统配置、高网络带宽很容易得到保证的情况下,我们最需要考虑
的性能需求就是系统安全性问题。在开发系统的每个阶段,均需要考虑彼此间的认证与授
权。尤其要注意认证,简单地说就是确定谁是特定用户,并针对安全源验证该用户的身份
在处理完识别用户的方法之后,必须开发一种方法以向用户授权,从而能够使用系统的特
定功能。也就是说,需要一种方法来决定允许特定用户进行什么样的操作。
这些都是进行下一步系统设计时需要考虑的性能方面内容。
.3 系 统 框 架
1.3.1 系统流程分析
为了更清楚地说明系统框架,使读者对本系统有一个整体上的初步认识,下面给出系
统流程图,如图 11-2 所示。
用户首先登录初始页 Default.aspx,如果用户身份被确认为经理,则由系统引导至合同
信息统计页 ContractCount.aspx,该页显示系统所管理合同信息的所有汇总情况,设置了通
向其他管理页面的链接。如果用户身份被确认为合同管理员,则由系统引导至合同控制列
表页。该页是系统操作的一个常用页。该页提供指向合同进展操作页(ContractControl.aspx),
实现合同进展情况的控制。该页同样设置了通向其他管理页面的链接,如员工管理页
UserManage.aspx,客户管理页 ClientsManage.aspx 以及项目管理页 ProjectsManage.aspx 和
合同维护页 ContractManage.aspx,各个管理页面的功能将和各个管理模块挂钩,这些将在
后续内容中讲解。
图 11-2 系统流程图
1.3.2 系统功能模块分析
合同管理系统(TMS)主要包括以下几个功能模块:员工管理模块、客户管理模块、项
目管理模块、合同管理模块、合同进展控制模块、合同信息统计模块。其功能结构图设计
如图 11-3 所示。
图 11-3 系统模块划分图
1. 员工管理模块
该模块负责管理所有参与合同管理运作的员工信息。主要功能包括添加、删除、修改,
查找员工信息。各项操作按照员工的工作类别区别给予,系统分为两类权限:经理、合同
管理员;权限分配在员工管理中实现,经理可以管理所有员工信息,合同管理员只负责对
合同的相关信息管理。
2. 客户管理模块
该模块负责管理所有本管理系统涉及的客户信息。主要功能包括添加、删除、修改、
查找客户信息。目前系统分配的两类权限均具有对客户信息进行维护的权利,客户管理在
数据库管理系统中尤为重要,它是公司经营决策的出发点。对于 TMS 本身,通过客户管理
模块产生的客户信息将在合同管理模块中调用,是基础管理模块。
3. 项目管理模块
该模块负责管理所有本管理系统涉及的项目信息。主要功能包括添加、删除、修改、
查找项目信息。系统分配的两类权限均具有对客户信息进行维护的权利,项目管理模块本
身与员工管理模块、客户管理模块相独立。但在合同产生时,3 个模块将被耦合到一起。
4. 合同管理模块
该模块负责所有存储规则的管理。主要功能包括添加、删除、修改、存储规则信息。
它以在仓库管理系统、货物管理系统中维护好的信息作为基础,由仓库总管决定各货物对
应的存放规则,何种物品存放在何仓库,限量多少,存放底线是多少等;存储规则作为一
种关系存在,即联系仓库与货物这两个独立的信息。
5. 合同进展控制模块
合同进展控制就是对生效合同的运作情况记录。合同在运作中必然产生一些状态的转
移,比如说,一期钱款到位、合同由于某种原因被终止或者合同顺利完成等,合同进展控
制担负起记录所有合同进展情况的任务。为了更高效地进行合同进展控制,该模块中加入
了组合条件合同查询功能,方便查找目标合同。管理员将是该模块的主要使用对象。
6. 合同信息统计模块
为了及时反映公司合同的总体运作情况,我们对合同的执行情况进行汇总。合同信息
统计模块将完成此项功能,系统可按所属项目名称、签约客户名称、合同当前状态等几项
内容或任意几项内容的组合来对所有合同运作情况进行统计,包括合同数量、到位金额、
合同总金额量等,并提供给用户最为详细的合同资料以及合同进展情况记录。
1.4 系 统 配 置
好的数据库管理系统必然有一个相对最优的系统配置方案。系统配置要根据用户的实
际情况设计,主要依据就是系统的吞吐量和系统对稳定性的要求,此外,用户的维护水平
也是一个重要的方面。
1.4.1 软件配置
软件配置主要包括数据库的选择和操作系统的选择。TMS 的软件配置要根据用户对系
统的稳定性要求、系统的容量以及用户的维护水平来确定。
(1) 数据库选择
可以根据数据量的大小选择不同的数据库,如表 11-1 所示。其中数据量是指数据库中
将存放的单表的最大记录数。
表 11-1 TMS 系统数据库的选择
用 户 数据量(记录数) 稳定性要求 维护水平 备选数据库
个体企业(3~8 人)
100~500
低 差 Access、FoxPro
小型企业(8~20 人)
500~5000
低 差 Access、FoxPro
中型企业(20~100 人)
5000~50 000
中 一般
SQL Server
大型企业(100~1000 人)
50 000~200 000
较高 较好
SQL
Server、Oracle
特大型企业(1000 人以上) 200 000 以上 高 好
Oracle
当然,这种选择并不是绝对的。有时,一个企业尽管人数不多,但是人员变化很大,
要求数据库的吞吐量和稳定性较高,这就需要选择更好的数据库。也有些情况,由于建设
经费的限制,只能选择较为便宜的数据库,这要根据用户的需要而定。数据库的选择还要
考虑与操作系统的配合。
在本书中,我们选择 SQL Server 2000 数据库。
(2) 操作系统选择
可以根据用户量的大小选择不同的操作系统。当然,一般情况下,用户对 微软
Windows 界面比较熟悉,因此,建议客户端使用 Windows 98、Windows 2000 或者 Windows
XP 操作系统。
服务器端的选择,如表 11-2 所示。
表 11-2 TMS 系统操作系统的选择
用 户 每秒数据库
并发数据访
稳定性
要求
维护
水平
备选操作系统
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robin130
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