南大之星档案管理系统使用指南-浙江农林大学

"这篇文档是关于浙江农林大学档案管理软件的使用说明，重点介绍了如何选择‘归档文件目录（A4纵向）’选项进行打印预览，以及南大之星档案管理系统的登录、档案著录和添加文件的操作流程。用户需要通过用户名和密码登录系统，根据权限查看不同类型的档案数据表。在档案著录过程中，详细说明了如何填写各类信息，如实体分类号、保管期、正题名、责任者等，确保文件信息的完整性和准确性。完成著录后，系统会自动保存并提供下一份文件的著录界面，方便连续操作。" 本文主要涉及的知识点如下： 1. **档案管理软件**：浙江农林大学使用的档案管理软件，用于管理和记录档案信息。 2. **归档文件目录设置**：在打印预览前，用户需要取消“自动设置边距”的选中状态，以适应A4纵向格式。 3. **系统登录**：用户通过IE浏览器访问指定网址，输入由档案馆提供的用户名和初始密码登录系统，不同用户根据权限能看到不同类型的档案数据。 4. **档案著录**：登录后，用户可以选择档案类别，通过“新数据”功能进入档案著录界面，填写包括但不限于以下信息： - 年度和分类号：用于定义一级、二级类目。 - 实体分类号：年度+分类号的大写形式，如“2009-XZ12”。 - 文件案卷号及件号：整数代表盒号，小数代表文件在盒内的顺序。 - 保管期：可选“永久”、“30年”或“10年”。 - 正题名：文件的标题。 - 责任者：文件制作的单位或个人。 - 页数：文件总页数。 - 文件时间：文件的落款日期。 - 单位：归档单位名称。 - 文号：如有，填写文件编号。 - 主题词：系统自动生成或手动输入。 - 输入员：兼职档案员姓名。 5. **文件信息添加**：用户填写完所有必需信息后，点击“添加”按钮，系统会弹出确认对话框，点击“确定”完成著录，并自动进入下一份文件的著录界面，部分信息会继承上一份，便于快速编辑。 6. **文件信息管理**：添加的文件信息会显示在档案文件信息管理界面，用户可以查看和管理已著录的文件。 通过这些步骤，用户能够有效地管理和记录档案，保证档案信息的准确性和完整性。