Word 2007邮件合并教程：创建主文档与数据源

在本章节中，我们将深入探讨Microsoft Word 2007中的邮件合并功能，这是一种强大的工具，用于批量创建个性化文档。邮件合并适用于那些需要频繁处理类似内容但具体内容有所变化的场景，如批量发送通知、发票或报告等。 第7章详细介绍了邮件合并的五个关键部分： 1. 创建主文档：主文档是邮件合并的基础，它是不变的部分，比如固定的问候语、签名和公司信息。用户通过新建Word文档，然后在"邮件"选项卡的"开始邮件合并"组中选择"信函"，来创建主文档。 2. 创建数据源：数据源是包含可变信息的列表或数据库，如收件人的姓名、地址等。用户可以选择已有的数据库或创建新列表，通过"选择收件人"下拉菜单中的"键入新列表"，设置自定义列，如图7.1.2和7.1.3所示。 3. 新建地址列表：用户需输入或导入收件人列表，并对其进行定制，如设置列标题和数据格式，然后保存为数据源。 4. 合并文档：通过"邮件合并分步向导"，用户将主文档与数据源结合起来。在任务窗格中选择"使用现有列表"，系统会根据数据源中的信息动态填充到主文档中，生成个性化的邮件。 5. 典型实例——制作目录：本节可能还包括一个实际操作的例子，展示如何利用邮件合并功能来制作包含多个条目的目录，如会议议程或报告索引。 小结部分可能会总结邮件合并的优势，如节省时间、提高效率，以及注意事项，如确保数据源的准确性和主文档设计的灵活性。 本章最后通常会有过关练习七，旨在帮助读者巩固所学知识并实践邮件合并过程。通过这些练习，用户能够熟练掌握Word 2007的邮件合并功能，提升他们的文档自动化处理能力。