Q/JGS-CX 4.2.3-2012：详细文件控制流程与管理制度

该文档是Q/JGS-CX 4.2.3-2012《文件控制程序》，主要阐述了公司对内部文件和资料的管理和控制流程。以下是关键知识点的详细说明： 1. **目的**： 文件控制程序的首要目的是确保所有与质量管理体系相关的文件保持最新、有效版本，以确保相关部门能够及时获取并使用正确的文件。 2. **适用范围**： 本程序适用于公司内部的所有质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、作业文件等。 3. **职责分工**： - 总经理负责质量手册和程序文件的最终批准和发布。 - 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核流程。 - 技术质量部负责文件的编制、管理、更改、发放等工作，以及原稿的保存。 - 各部门负责本部门文件的编制和外来文件的使用管理。 4. **文件控制流程**： 包括策划、计划、编制、审批、归档、编目、发放、使用、管理、存储、更改、重印、作废、回收和销毁等一系列步骤，确保文件的有效性和版本控制。 5. **文件分类**： - 按文件性质分为质量手册、程序文件、管理类文件（如质量计划、规章制度）、技术类文件（设计图纸、工艺文件等）、行政类文件（如聘任书、奖惩通报）和标准要求的记录。 - 按文件载体区分纸质和非纸质文件。 6. **文件编号规则**： - 使用Q表示企业标准，JGS表示公司代码，类别用汉语拼音标识（如质量手册SC，程序文件CX，作业文件ZY）。 - 文件编号包括发布年份、标准章节号和文件类别代号。 7. **文件编写和审批**： - 质量手册和程序文件由管理者代表组织，部门参与编写，技术质量部实施，需经过严格的审核和批准流程。 - 设计文件和工艺文件由设计人员编写，技术质量部部长审核，高级管理人员批准。 - 其他文件由归口部门负责，主管领导审批。 8. **文件管理活动**： - 文件归档由相关部门完成，如质量方针、目标文件由技术质量部归档，研发过程的技术文件由研发部管理。 - 受控文件的发放需确保有效性，受控文件需盖章，发放过程需记录和签名确认。 - 文件更改、作废和补发有明确的规定和程序。 这个文件提供了详细的操作指南，确保了文件在公司内部管理的严谨性和有效性，对于任何从事质量管理或文件管理工作的组织来说，都具有很高的实用价值。