文件与记录控制程序：规范公司文件、记录管控的管理措施

文件与记录控制程序是一种针对公司内部所有文件、记录和其他信息的管理控制机制。其目的在于建立和规范公司文件、记录以及其他各类信息的管控，以确保这些信息的制定、修改、发放、使用、保存等过程得到严格的管理状态控制。该控制程序适用于各级别的文件，从管理手册到技术文件、制度类文件、品质类文件等，同时也包括质量记录表单和设计文件等。 在该程序中，文件被定义为信息及其承载媒体，而受控文件则是对文件的状态进行了制定、修改、发放、使用、标识、回收、保存、销毁等管理控制。相对应的，非控文件则是受控文件的非控副本。非控文件由于外发等需求产生，发放后不需要对文件状态进行控制，不需要控制非控副本的修改，也无需进行回收。只有受控文件才可以增领非控副本。此外，归档过程被定义为将文件和记录整理、保存的过程。 文件与记录控制程序划分了不同级别的文件，包括一级文件、二级文件、三级文件和四级文件。这些级别分别对应管理手册、程序文件、技术文件、制度类文件、品质类文件以及质量记录表单等。技术文件包括设计文件、工艺文件、产品、模具和工装的图纸以及设备维护使用等文件。设计文件是产品、过程设计开发阶段输出的文件，而工艺文件指导生产工艺和现场操作的文件。图纸类文件包括产品、模具和工装等的图纸，而设备维护使用类文件包括设备的操作规程、维护保养工作指示、实验仪器资料、量检具资料等。品质类文件涉及产品及生产过程品质管理相关的检验规范、检验标准、检验卡片等。此外，还有管理类文件，包括各部门与质量管理体系相关的管理办法、规定和制度。另外还有企业标准和技术条件，用于适用于本公司的各类型企业标准和技术条件。外来文件是指与公司运作及产品相关的来自于公司外部的文件，如顾客标准/图纸、国家标准、行业标准、地方标准、企业标准、法律/法规等。 在职责方面，文控中心承担着关键的责任。一方面，文控中心负责文件制订/修订和审批过程的监控，以及文件的受控、发放、回收、废止和销毁等工作。另一方面，他们也负责文控系统中文件、记录和其他资料及信息的维护、更新、存档和发布。此外，文控中心还负责对往来文控中心的文件、资料和记录进行审查。 通过文件与记录控制程序的实施，公司能够有效地管理和控制文件、记录以及其他各类信息。这有助于保证公司的文件和信息得到规范和统一的管理，提高了文件管理的效率和准确性。同时，文件与记录控制程序也为公司内部各部门提供了明确的文件使用和管理指导，帮助他们更好地开展工作，提高工作效率。