办公室公文排版技巧：WPS/Word规范详解

在办公室日常公文处理中，规范的排版对于文档的专业性和可读性至关重要。以下是一些常用的公文排版技巧，以Microsoft Word为例： 1. 字体与字号选择： - 平行文的排版建议使用2号宋体，加粗以突出重点。发文字号则采用4号仿宋，年份和序号使用阿拉伯数字，确保全称和六角括号的正确格式，如“云审发〔2006〕88号”。 - 公文标题采用2号小标宋体（如方正小标宋简体），如果系统中没有此字体，可以暂时使用宋体加粗代替，并注意保持行间距，通常设置为32磅。 2. 页面设置： - 纸张尺寸为A4，页边距应设定为上3.7cm，下3.5cm，两侧（或左右侧）均为2.7cm，页眉页脚分别为2.5cm。 - 文档的字符数和行数设置为每页22行，每行28字。可以通过“页面设置”和“文档网格”功能进行调整，但可能需要根据实际文本内容自行微调。 3. 行距与段落格式： - 如果不希望有网格，可以选择“无网格”，然后通过“格式”>“段落”>“行距”设置多倍行距来实现。 - 正文起始时，每自然段左空2字，回行时顶格，数字和年份保持阿拉伯数字形式，必要时可通过调整字间距来避免折行。 4. 层次序数： - 使用六角括号（如“〔〕”）来表示层次，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，依此类推。编号应在“数字序号”选项中设置。 5. 标题与小标题： - 小标题使用4号小标宋体（或黑体）标识，如无特定字体，则用宋体加粗替代。标题的排布需居中且词意完整，排列对称。 6. 页码与页眉页脚： - 页码位于页面的外侧，采用4号半角白体阿拉伯数字，数字前后各装饰一条1字线。设置方法涉及“插入”菜单的页码选项。 遵循以上这些排版规则，可以确保公文在视觉上整洁、有序，提高阅读体验。在实际操作中，务必根据具体公文类型和单位规定灵活运用，并定期检查格式的一致性。