Access报表创建与使用指南

"该资源是一份关于Access数据库中创建和使用报表的操作说明，涵盖了报表的基础概念、创建过程、设计调整、排序与分组以及子报表的相关知识。" **6.1报表概述** 报表是Access数据库中用于整理和打印数据的重要工具，它能够根据需求从数据库中提取数据，进行分类、汇总和统计，并按照指定格式输出。报表不同于窗体，窗体允许用户查看和修改数据，而报表则主要用于查看，不具备数据编辑功能。 **6.1.1报表的功能** 报表的主要功能包括： 1. 数据整理：根据特定条件和需求，组织数据库中的信息。 2. 数据分类：可以按字段进行分组，便于分析和比较。 3. 数据汇总：提供统计数据，如总数、平均值、最大值等。 4. 自定义格式：允许用户设置打印样式和布局，满足不同输出需求。 **6.1.2报表的结构** 报表由多个部分组成，类似窗体的结构，主要包括： - 主体：显示报表数据源中的记录，是报表的核心部分。 - 报表页眉：包含报表的标题、徽标、日期等基本信息。 - 报表页脚：显示报表的总计信息和日期等。 - 页面页眉：每一页的顶部，通常用作列标题、页码、日期等。 - 页面页脚：每一页的底部，用于显示页码、摘要信息和本页汇总数据。 - 组页眉和组页脚：在分组报表中出现，展示分组字段和相关统计信息。 **6.1.3报表的视图** Access提供了三种报表视图： 1. 设计视图：用于创建和编辑报表的布局、样式和控件。 2. 打印预览视图：在打印前检查报表的外观和布局，可模拟实际打印效果。 3. 版面预览视图：类似于打印预览，但更侧重于调整页面设置和打印选项。 **6.2创建报表** 创建报表通常使用报表向导，可以选择数据源，决定是否添加分组，以及分组字段的顺序。例如，在描述中提到的，可以选择“班级代号”作为唯一分组字段。 **6.3报表的再设计** 在设计视图中，可以对报表进行重新设计，调整节的位置、大小，添加或删除字段，以及更改字体、颜色等样式。 **6.4排序和分组** 排序允许用户按照特定字段的升序或降序排列数据，分组则可以将数据按字段值归类，形成层次结构，便于分析。 **6.5子报表** 子报表是报表内的另一个报表，用于展示与主报表相关的详细信息。它可以嵌入在报表的任何节中，提供更深入的数据洞察。 Access中的报表是一个强大的工具，用于管理和呈现数据库中的信息。通过理解报表的功能、结构、视图，以及如何创建、设计和使用报表，用户可以有效地组织和输出数据，进行复杂的分析和统计。