3Hmis会议文件管理系统：电子化与绿色办公的解决方案

会议文件管理系统（数字会议系统）用户需求书是针对会博通公司开发的一款专门服务于各类组织，尤其是对会议文件管理有严格制度要求的机构，如政府机关、企事业单位等的信息化解决方案。该系统旨在提升会议效率，实现绿色办公，并通过技术创新优化文件管理和流转流程。 系统的核心在于将传统的纸质会议文件管理转变为电子化，通过以下主要特点来满足用户需求： 1. **文件数字化**：所有会议文件都应优先通过系统进行数字化存储，减少纸质文件的使用，这不仅环保，还能方便长期保存和检索。 2. **传送网络化**：系统将利用电子政务专网进行文件传输，不再依赖于纸质媒介，实现了文件传输的高效和便捷。 3. **签收自动化**：通过配备的专用平板电脑，参会人员可以自动接收并阅读会议文件，阅读后即自动完成签收过程，简化了手续。 4. **阅读电子化**：平板电脑支持手写修改和同步阅读，使得文件查阅更为直观和互动，尤其适合远程或异步协作。 5. **交流即时化**：系统内置的实时在线交流功能，使得用户无论身处何地，都能随时参与讨论，增强团队协作效率。 在系统建设方面，主要包括硬件设施（服务器、服务器软件、网络设备）和软件组件（服务器端、管理客户端、专用客户端和辅助模块），以及专用的具备4G无线网卡的平板电脑。 功能需求方面，系统需具备以下关键功能： - **服务器端**：要求支持Windows Server 2003/8/12或更高版本，MSSQL Server 2005/8/12，实现数据库、Web服务器和文件服务器的分离，支持分布式应用处理和跨平台数据管理。 - **系统开放性**：设计为能够接收和导出数据，与外部系统无缝对接，支持文件信息的导入和导出，保持数据的完整性和一致性。 - **会议文件管理功能**：包括文件上传、下载、分类管理、权限控制、版本控制等，确保文件的安全性和合规性。 - **专用客户端功能**：提供易用的界面和便捷的操作体验，支持会议文件的查看、编辑、评论以及反馈功能。 会议文件管理系统通过整合信息技术，提升了会议文件的管理效率，促进了绿色办公环境的形成，同时也强化了组织内部的信息流通和协作能力。