档案信息化：定义、必要性与治理策略

本文主要探讨了档案信息化管理的重要性和实施策略，以适应数字化时代的需求。首先，档案信息化被定义为在政府档案行政管理部门的指导下，全面运用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化处理、管理和提供服务的过程。其核心特征包括：档案信息的数字化和网络化，信息接收、传递、存储和利用的一体化，高度的信息共享，以及引发档案治理模式的革新。 档案信息化的必要性源于几个关键因素：一是传统的纸质文档保存面临环境风险，如潮湿、虫害和火灾，这导致大量资金投入和文档丢失的担忧；二是频繁的查阅需求可能导致原件损坏或遗失，对档案管理和利用带来挑战；三是低效的平板扫描录入方式无法满足大规模文档电子化的迫切需求。信息化已成为全球社会发展的必然趋势，信息技术在各个领域发挥着重要作用，对于档案资源的高效利用至关重要。 为了推动档案信息化治理，《全国档案事业进展“十五”计划》将信息化建设视为战略重点，提出了一系列任务，如制定档案信息化的相关标准，研发和推广档案管理应用软件，强化电子文件和电子档案的治理，确保其完整性、有效性，构建区域和全国范围内的档案信息网络，使之与国家信息系统相连。这些举措旨在实现馆藏档案的数字化、网络传输、资源共享和服务对象的广泛覆盖。 具体措施包括加强基础设施建设，通过电子计算机技术提升档案管理的效率，例如使用计算机进行文件接收、检索、借阅和归档等操作，以及进行档案的整理、索引编制和统计等工作。此外，还需要构建规范的硬件设施，为档案工作提供高效、安全的环境。 档案信息化管理是档案行业转型的关键，它涉及技术应用、标准制定、网络建设等多个层面，旨在优化档案资源的保护、管理和利用，以适应数字化时代的变迁。随着科技的发展，档案信息化将成为档案事业持续进步的重要驱动力。