Word长篇文档排版技巧（写硕博大论文必读）

目 录

Word2003长篇文档排版技巧（1）........................................................................................1

一、设置纸张和文档网格.................................................................................................1

二、设置样式.....................................................................................................................2

三、查看和修改文章的层次结构.....................................................................................8

四、对文章的不同部分分节.............................................................................................9

五、为不同的节添加不同的页眉...................................................................................11

六、在指定位置添加页码...............................................................................................12

四、添加不同类型的页码...............................................................................................23

五、双面打印设置...........................................................................................................26

六、小结...........................................................................................................................28

八招挽回受损 Word 文档........................................................................................................29

一、自动恢复尚未保存的修改.......................................................................................29

二、手动打开恢复文件...................................................................................................29

三、“打开并修复”文件....................................................................................................30

四、从任意文件中恢复文本...........................................................................................30

五、禁止自动宏的运行...................................................................................................30

六、创建新的 Normal 模板.............................................................................................31

（2）不同的篇章部分一定要分节，而不是分页。

下面就看看如何制作一篇几十页的长文档。这份报告要求的格式是：A4 纸；要有封面

和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的

右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第 1 页。

一、设置纸张和文档网格

写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是 Word 中的

页面设置。 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸

张】选项卡，如图 1 所示。

图 1

通常纸张大小都用 A4 纸，所以可采用默认设置。有时也会用 B5 纸，只需从“纸张大

增大字号，也能使内容看起来更清晰。

在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图 2 所示。

选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行 39”个字符，可以适当减小，

例如改为“每行 37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页 44”行，可以适当减小，例

如改为“每页 42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。

二、设置样式

现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入

文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落

的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。熟悉

Word 技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一

刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十

所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文

字和段落上。

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通

常情况下，我们只需使用 Word 提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，

只需略加修改即可。

中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其

他样式的格式。

题的级别比较多，可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题

4”~“标题 9”样式。

现在，规划一下文章中可能用到的样式。

（a）对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题 1”样式，章节中的小标题，

按层次分别采用“标题 2”~“标题 4”样式。