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RFID应用于档案管理信息化解决方案

RFID(Radio Frequency Identification),即无线射频识别,是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术,主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程,非接触性是它明显特征。在实际应用中,读写器将特定格式的数据写入RFID标签,然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据,从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。
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一、档案管理的现状与问题
近年来,我国档案事业取得了长足的发展,档案事业的规模扩大了,数量也
逐日增多,档案的种类日趋多样化,信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与
技术所导致的问题日益突显:
(一)、档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
传统方式下,档案入馆后先需进行分类、排序,并去装钉,然后由人工撰写
档案盒的相关信息,最后手工抄写档案目录,并将目录连同档案一起封装入档
案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间,导致较多档案入馆后被长期堆
放、一隅得不到及时整理归档。此外,档案编目与档案盒誊写多为简单、重复
性劳动,手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。

(二)、档案存放次序较易被打乱
虽然档案一般都分类存放,但是在档案存取过程中,由于人工操作的随意性
和一些不可避免的错误,档案存放的次序难免被打乱,造成档案存放无序,查
找困难。
(三)、档案查阅耗时长
随着档案规模与种类越来越庞大,要查找某一档案时,先由管理员找到存放
该类型档案的档案架,再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一
旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置,查找起来就好比海底捞针,需要
将所有的档案筛选一遍。
(四)、档案的盘点操作不科学
由于档案数量众多,且档案材料都封装在档案盒内,因此在盘点档案时一般
只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同,这
种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行
盘点,那将是一项十分庞大的工程。
(五)、对失效档案的管理滞后
有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此,超过有效期限的档案是没

有任何价值的,需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是,由于传
统管理模式下档案盘点工作的困难,管理人员对档案的储存时间信息掌握很不
准切,使得失效档案不能被及时发现和处理。因此,很多已过保存期限的旧档
案仍然和有效档案一起储存在货架上,形成大量冗余档案,给档案管理工作带
来额外负荷和成本。
鉴于这种现状,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪
与信息识别的 RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、
智能化带来了可能性,具有其他方式无可比拟的优越性。
二、RFID 技术应用于档案管理的方案设计
(一)RFID 技术简介
RFID(Radio Frequency Identification),即无线射频识别,是兴起于 20 世
纪 90 年代的一项自动识别技术。一个典型的 RFID 系统由射频电子标签、读写
器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于
一体的综合技术,主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的
过程,非接触性是它明显特征。在实际应用中,读写器将特定格式的数据写入
RFID 标签,然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并
识别电子标签中所保存的电子数据,从而实现对物体识别信息的远距离、无接
触式采集、无线传输等功能。
(二)将 RFID 技术应用于档案管理,有着以下优点:

1、非接触式数据采集。RFID 技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信
息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒,只需将粘有 RFID 标签的
档案盒在阅读器前经过,就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数
量、档案摘要等信息,缩减了管理者的作业环节,提高了作业效率,从而有助
于管理者实施库存档案的动态化管理。
2、快速扫描,且一次性数据处理量大。RFID 读写器可以同时从多个射频标
签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些
读写器可以每秒读取 200 个标签的数据,这比传统扫描方式要快超过 100 倍。
3、标签信息容量大,使用寿命长,可重复使用。和传统的条形码、磁卡等数
据存储介质相比,RFID 标签可存储的数据量大大增加,可达 1K 甚至更大的容
量;标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能,从而可实现标签的重
复使用。
4、安全性高。标签的数据存取具有密码保护,识别码独一无二,无法仿造,
这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。
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