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如果需要,真实副本可以以不同于原始记录的电子文件格式存储,但必须保存必要的元数据和审 计
追踪以确保数据的全部含义得到保存,且可以重构其历史。
原始记录和真实副本必须保存记录的完整性。如果有一个文件记录系统来确认并记录副本的完整 性
的话,可以将原始记录的真实副本保存在原始记录的地方(例如,纸质记录扫描)。机构应考 虑与
原始记录销毁有关的任何风险。
出于审核、备份和归档的目的,应有可能创立电子数据的真实副本,包括相关的元数据。用于证 明
副本的准确完整的副本应包括数据的含义(例如,日期格式、背景、布局、电子签名和授权) 和全
面的GXP审计追踪。应考虑整个保存期内〃真实副本〃的动态功能(参见〃归档〃)。
数据必须以动态形式保存,这对其完整性或其后确实认至关重要。如果不能维护计算机化系统, 例如,
不再支持该系统,应在计算机化系统退役前依据有文件记录的归档策略对记录进行归档。 如果可以
论证静态记录能保存原始数据的完整性,有些以电子方式生成的数据可以考虑以可接受 的纸质或电
子格式保存。但是,必须证明数据保存过程包括了重构指定的原始数据集所需的所有 原始数据、元
数据、相关里让追踪和结果文件经过验证的副本、每一记录特有的任何可变的软件 /系统配置参数、
以及所有数据处理序列(包括方法和审计追踪)。还应要求有文件记录的方法 来核实打印的记录是
准确的代表。为确保记录GXP合规,该方法在管理上很可能要求很高。
如果发生人工誉写,应由第二人或经验证的系统进行核对。
6.12. 计算机化系统处理:
计算机系统处理是一个单独的操作或作为单个逻辑〃工作单元〃的一系列操作。直到用户通过特 定的动
作提交这个处理(例如,按下保存键),或直到系统强制保存数据时,形成一个处理的操 作才可能作为
永久记录存储在持久的存储器中。
只有在用户保存该处理至持久存储器时,元数据(例如,用户名、日期和时间)才会在系统审计 追踪里