Outlook 2007邮件系统应用与协同办公指南

"outlook协同办公" 在Microsoft Office Outlook中，它不仅是一个电子邮件客户端，而且是一个强大的个人信息管理工具，集成了收发邮件、管理联系人、记录日记、规划日程以及分配任务等多种功能。Outlook 2013是其最新的版本，相较于Windows自带的Outlook Express，Outlook提供了更多增强和扩展的功能。 **邮件系统应用** 1. **搜索文件夹的使用**：面对大量的邮件，查找特定邮件可能变得困难。Outlook的搜索文件夹功能可以解决这个问题。用户可以通过右键点击搜索文件夹，选择新建搜索文件夹，然后设定条件如特定人员发来的邮件。这样，每次需要查找特定人的邮件时，只需点击相应的文件夹即可，无需重复搜索。 2. **邮件定时发送**：当工作繁忙可能导致忘记发送邮件时，Outlook提供了定时发送功能。用户可以在新邮件界面填写好内容和收件人，然后在【选项】选项卡中选择【延迟传递】，设定好希望发送的时间。点击发送后，邮件会被保存在发件箱，并在设定的时间自动发出。 3. **电子邮件签名**：为了给邮件添加个性化签名，用户可以依次点击菜单栏的【工具】->【选项】->【邮件格式】->【签名】，然后点击【新建】创建新的签名。输入签名名称和内容，可以选择让新邮件和答复/转发时自动应用这个签名。 4. **邮件归档（新建数据文件）**：随着邮件的积累，收件箱可能会变得非常大，影响性能。Outlook的邮件归档功能可以帮助用户整理邮件。用户可以通过【开始】->【所有程序】->【Microsoft Office】->【Microsoft Office 工具】->【Outlook工具】->【归档】来进行操作。归档可以帮助用户将旧邮件移动到另一个数据文件，减小主收件箱的大小，从而提高Outlook的运行效率。 **协同办公** 在协同办公方面，Outlook提供了多种功能： 1. **外出时的助理程序**：用户可以设置自动回复，当离开办公室或休假时，系统会自动发送预设的回复信息给发件人，告知他们你当前无法及时回应邮件。 2. **新建邮件投票功能**：在创建邮件时，可以启用投票按钮，让收件人对某个议题进行投票，方便收集意见和决策。 3. **邮件日历使用和共享**：Outlook的日历功能允许用户规划会议、设置提醒，并可以与团队成员共享日历，提高协作效率。通过共享日历，团队成员可以查看彼此的日程安排，便于协调会议时间和任务分配。 Outlook作为一款强大的协同办公工具，通过其丰富的功能，能够有效地提升个人和团队的工作效率，实现高效的信息管理和协同工作。无论是邮件管理、日程规划还是团队协作，Outlook都能提供便捷的解决方案。