组织内部电子邮件管理与安全策略

"XXXX有限公司的电子邮件管理程序旨在规范员工在组织内使用电子邮件的行为，确保信息安全。程序涵盖电子邮箱的申请、使用、注销以及安全措施。" 本文档详细阐述了名为"SMS-B-26"的电子邮件管理程序，适用于XXXX有限公司内部，旨在对员工使用电子邮件进行有效控制，以保障组织的信息安全。程序明确了各个部门的职责，强调了电子邮箱使用的策略和规定。 1. 目的：制定本程序是为了控制和管理员工使用电子邮件的情况，防止信息泄露和滥用。 2. 范围：程序适用于所有组织内电子邮箱的管理和员工的电子邮件使用。 3. 职责： - 各部门负责审批电子邮箱的使用申请。 - 综合管理部负责邮箱的开通、注销和日常维护，同时监控员工的邮件使用情况。 4. 相关文件：本程序参照了《信息安全管理手册》、《信息系统访问与使用监控管理程序》和《电子邮件使用准则》等政策。 5. 电子邮件使用策略： - 员工因工作需要可申请组织邮箱，密码需符合特定安全标准。 - 不允许使用组织邮箱处理机密信息，个人邮箱也不能用于传递敏感信息。 - 组织有权监控和记录员工的邮件使用，以备法律需求。 6. 电子邮箱分类： - 一般为每位员工设置一个个人邮箱，由网络管理员进行增删处理。 7. 申请与使用： - 新员工入职时，IT部门会为其设置邮箱，用户名通常是职位英文缩写+编号，邮箱别名用于对外发布。 - 邮箱地址一经设定，原则上不作修改。 8. 注销： - 员工离职时，综合管理部将通知网络管理员注销其邮箱，并记录在《电子邮箱一览表》。 - 每半年会进行一次电子邮件系统使用情况的检查。 9. 安全措施： - 综合管理部需与服务提供商签订包含信息安全条款的协议，IT部门负责监督协议执行。 通过这些规定，XXXX有限公司旨在创建一个安全、有序的电子邮件使用环境，保护组织信息资产，同时也为员工提供了明确的指导。