IFS采购管理：采购申请与订单的区别

"IFS采购管理涉及采购申请与采购订单的区别，以及供应商信息的详细管理和实践操作。" 在IFS采购管理中，采购申请和采购订单是两个不同的概念。采购申请（Purchase Requisition）通常由需求方（申请人）在内部发起，用于表达对某种商品或服务的需求。采购申请仅作为内部流程的一部分，不直接传递给供应商。而采购订单（Purchase Order）则是由具有授权的人员创建，经过审批后，可以打印并正式发送给供应商，甚至通过EDI（电子数据交换）或MHS（可能是错误拼写，可能是指其他电子传输方式）的方式直接电子传输。采购订单具有法律效力，代表了公司与供应商之间的正式购买协议。 IFS系统中的供应商管理是关键环节。供应商信息被详细地分类为通用信息和特定于公司的数据，并在供应商窗口的各个选项卡中进行维护。这些信息包括供应商的语言、国家、地址、税务信息、联系方式、EDI设置、供应商类型、供应商组、货币、付款条款、审核者、付款方式、电子付款地址等。如果供应商需要通过传统方式（如支票或汇票）付款，还需要在地址信息中指定付款地址。 在实际操作中，用户可以通过一系列步骤创建和设置供应商信息，例如添加通用数据、地址信息、通讯方式、发票数据、付款数据以及采购数据。此外，IFS系统支持不同类型的采购件，包括库存采购件、非库存采购件和无编码零件。库存采购件基于已存在的库存件自动创建，而非库存采购件和无编码零件则需直接在相应的采购窗口中输入。 采购件的选项卡信息提供了基本控制和特性设定，如强制字段（零件、描述和计量单位），以及通用特征、多语言描述、供应商概览和批量供应商分割等。这些特性允许用户详细指定采购件的属性，搜索相似零件，并进行供应商管理和批量操作。 IFS采购管理的流程涵盖了从需求汇总、询价、创建采购单、订单下达、收货、退货、入库，到处理供应商发票的整个过程。通过这样的系统，企业能够有效地协调内外部流程，确保采购活动的高效和准确。