文件标识和可追溯性管理规则

"文件标识和可追溯性" 本文档旨在确保部门质量管理体系中所编写文件的系统化和运行过程的规范化，并具有可操作化，特编写本规则。该规则适用于本质量管理体系中所有文件的编写、修改与可追溯性。 文件的格式 文件编号规定中的公司码取公司名称中“昊诚”拼音开头的大写字母“HC”。文件共分四级、十类，取文件类别英文单词的首字母组成类别码，如质量管理手册代号为“QM”，程序文件代号为“PD”，管理制度代号为“MS”。级别、类型、代号及分类标准详见下表。 文件级别文件类别类别码备注 一级文件质量手册QM包括质量方针、质量目标 二级文件程序文件PDCONTROL程序、流程 三级文件管理制度MS企业内部的管理制度、规定 管理责职MR部门职责、岗位说明书 应急预案MP预案、处置方案 作业指导书、WI检验规范、作业指导书 操作规程OP仪器、设备操作办法 部门文件MI部门管理办法、管理制度、管理规定 四级文件质量记录表格FM各种表格，填有数据的即为记录。 文件的版本号 版本号：以大写英文字母A、B、C、D...依次表示文件的第一、二、三、四...版；对文件进行重大更改，整份重发应顺次提升版本号整数位，数字位归零，如A/2改为B/0等。修改号：以阿拉伯数字0、1、2、3...表示文件的修改次数。示例：A/0表示第一版，未修改。对文件进行重大更改，整份重发应顺次提升版本号整数位，数字位归零，如A/2改为B/0等。对文件进行非实质性更改，每更改一次，该文件版本号应顺次提升数字位，如由A/0改为A/1、由A/1改为A/2…等。 文件的要求 为了保持公司文件格式的一致性，统一格式如下：正文主标题：宋体小三号，加粗；版本号：宋体五号；正文次标题：宋体小四，加粗；正文内容：宋体小四；正文行间距：1.5倍行间距。 文件的可追溯性 为实现文件的可追溯性，公司的管理手册、程序文件、管理制度、管理职责、应急预案、作业指导书、操作规程等重要的文件保存期限为长期保存，而公司的一般记录清单和有效文件，保存期限为3年以上。 文件的编号 文件的编号方式按“公司码/文件类别码-序号码-体系码-年份”进行。例如：《文件标识和可追溯性》的编号HC/PD01-TX-2016年份公司级体系文件序号码，文件编制顺序文件类别码公司码。 文件的保存期限 公司的管理手册、程序文件、管理制度、管理职责、应急预案、作业指导书、操作规程等重要的文件保存期限为长期保存，而公司的一般记录清单和有效文件，保存期限为3年以上。 本规则旨在确保部门质量管理体系中所编写文件的系统化和运行过程的规范化，并具有可操作化，特编写本规则。本规则适用于本质量管理体系中所有文件的编写、修改与可追溯性。