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企业信息化建设三阶段关键:需求分析、选型采购与系统实施
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更新于2024-07-01
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信息化建设是企业迈向数字化转型的关键步骤,它以企业战略为导向,遵循明确的流程和阶段。整个过程大致可以划分为需求分析、选型采购和系统实施三个关键阶段。 首先,在需求分析阶段(如图2所示),这一阶段的核心任务是明确企业战略目标。项目组由高层管理人员主导,他们的支持和投入至关重要。咨询顾问会协助企业梳理现有组织架构和业务流程,确定系统建设的预期目标,制定出全面的计划,包括时间表、资金预算和管理改进措施。需求分析文档的生成是这个阶段的基石,它详细列出了企业对信息化系统的需求,为后续的选型和实施提供依据。 进入选型采购阶段,基于需求分析的结果,企业会选择合适的技术路线和供应商。供应商会提交项目建议书,并可能进行产品演示,以便企业评估其是否符合需求。经过评审或招标过程,企业会确定最终的供应商并签订合同,确保技术解决方案的落实。 系统实施阶段则是将理论转化为实际操作的阶段。企业与实施团队合作,依据需求文档制定实施方案。这包括员工培训、系统配置、试运行,直至系统上线。为了保证实施与需求的一致性,前期完成需求分析的咨询合作伙伴应作为项目监理,全程监督实施过程,避免出现实施与需求脱节的情况。 实践中,企业可能会在规划与选型阶段和实施阶段选择不同的合作伙伴,这可能导致实施效果与初衷不符。因此,保持需求分析阶段的咨询团队在整个实施过程中的参与,有助于确保项目的顺利进行和战略目标的达成。 信息化建设的每个阶段都紧密相连且不可或缺,企业必须精心策划,确保每一步都与战略目标紧密结合,以实现信息化建设的成功。同时,良好的组织结构和高效的沟通协作也是保证项目成功的重要因素。
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初步费用预算。
确定信息系统规划方案通常需要几轮的沟通过程。权衡近期与长远利益,投入与收
益,进行相应的调整。
第 5 步: 深入调研
企业的信息化建设应该是一个以管理改善为先导的过程,根据自身需要量体裁衣,
而不能一味地照搬所谓的“最正确实践”。
(1)先进理论只能指导而不能套用
毫无疑问,目前被广泛鼓吹的管理软件蕴涵了先进的管理经验和管理理论。但是,
管理的发展是一个渐进的过程,是一个逐渐改善的过程,如果企业的基础管理工作没有
做扎实,而强行将所谓的先进管理理念引入企业,这种空中楼阁式的美景只会昙花一现,
终将不能提升企业的管理水平。为什么许多企业在引入 MRP/财务信息时,其中的计划
功能往往束之高阁?因为它没有积累,许多参数难以确定,经济批量采购模型难以确定;
它的管理不够规,生产计划屡被打乱,生产订单屡被调整,物料清单屡被修改。诸如此
类的种种问题不着手解决,财务信息中的先进管理思想无法注入企业“混乱的思维”。
企业信息化发展的历史也说明,信息化是适应企业管理发展的需求而产生的,企业
发展所处的阶段不同、行业不同、规模不同,决定了企业需要采取不同的管理模式,在
此基础上选择适宜的信息化方式,才是明智之举。
(2)信息化对企业管理模式的改变不可避免
“信息化对企业管理是一场革命”并非是虚言,技术的应用普遍地改变了人类的行
为方式。正如引入了新的生产线,工作中心、小组分配、工艺流程等都得改变一样,实
现管理信息化也会对企业的组织机构、管理流程、人员素质提出新的要求。毕竟,在管
理中引入信息技术,并不是为了模拟手工的管理过程,否则就会使它的效果大打折扣。
依据管理系统的互动性原则,作为新加入管理系统中的活力元素,信息技术本身所蕴涵
的特质势必要激发系统中的其他元素作出相应的改变,通过相互协调来促进系统整体效
能的提高。在手工管理阶段,需要较多的专职数据收集、分类、汇总人员,信息化以后,
这类专职人员要减少,但需要加强直接操作人员的数据收集意识与技能;在手工阶段,
可能需要定期由不同的若干人员做成报表来汇报相关事项,信息化以后,只需要随时去
系统查询即可。
显然,企业在准备信息化之前需要认真考虑它对现有管理模式的改变或冲击。企业
需要对目前的管理状况进行评估,看看在哪些方面需要改善,改善是渐进性的还是革命
性的,企业对改善的承受力有多大,只有对自身的管理问题与改善目标有了清楚的认识,
才能按照需求选择适宜的管理软件。否则,没有了解自身需求而盲目选择一套所谓的先
进管理软件,试图以它为参照来提升企业的管理水平,其结果一定是事倍功半。
第 6 步: 需求提炼
经过对业务现状的深入调研、分析,项目小组即可以进入信息系统的用户需求提炼
阶段。本阶段形成系统的需求分析报告,需求分析报告的容通常包括:
系统需求概述。
功能需求描述。
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