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PDA时间管理指南:提升效率与决策
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更新于2024-07-06
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"《PDA帮你有效的管理时间》是一篇由Bruce Keener撰写的文章,旨在帮助PDA用户更有效地利用设备进行时间管理。文章强调了PDA在个人时间管理中的潜力,尽管它也可以适用于笔记本、台式机和Tablet PC环境。作者分享了自己的30年专业经验,包括参加研讨会、阅读大量相关书籍和长期使用PDA的实际操作,提供了实用的技巧和策略。 文章分为几个部分展开,首先是'Getting Started',引导读者了解如何在PDA上开始进行时间管理。接着是'任务管理',讲解如何将日常任务组织和追踪,确保每项工作都得到妥善处理。'Setting Priorities'部分阐述了设置任务优先级的重要性,确保时间和精力被投入到关键事项上。 'Problem Solving and Decision Making'探讨了如何在遇到问题或面临决策时,利用PDA工具进行分析和决策支持。'Overcoming Procrastination'则针对拖延症提出了策略,帮助用户养成良好的时间习惯。'Setting Goals'教导读者如何设定SMART目标,并通过简洁有效的文字和使用'宏'(Macros)功能,提升效率。 值得注意的是,作者并不强制所有人都必须使用PDA进行时间管理,而是鼓励已有PDA的用户发掘其潜力,如果个人觉得纸笔规划更适合,完全可以选择适合自己的方式。整体而言,这是一篇富有实践经验和理论指导的文章,对于希望通过PDA优化时间管理的读者来说,具有很高的参考价值。"
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任务管理(Task Management)
下面是我要在这一页讨论的话题:
• 建立 ToDo List 分类
• 使用 2 分钟法则
• 循序渐进
Here's what we discuss on this page:
• Setting up ToDo List categories
• Using the Two-Minute Rule
• Taking one step at a time
在我们探究如何管理个人任务之前,我相信非常重要的一点就是要提醒自己我们会对别人的
任务造成负面的影响。 例如我们会安排一些毫无意义的会议来让别人参加。 我们会发出一
些根本就与他人无关的电子邮件给别人,等等。我们应该尊重别人的时间。在尊重别人时间
的同时,也使得别人更加尊重我们的时间。 这一点是显而易见的,但是我们往往忽略。
Before we delve into how to manage personal tasks, I believe it's important to
remind ourselves of how we can negatively impact the task loads of others. We
can do so by scheduling unnecessary meetings. We can send out e-mails to
people who really don't benefit from the e-mails. And so on. We should always
respect the time of others because it is the right thing to do. It has the added
benefit that people have more respect for our time when we have more respect
for theirs. An obvious fact, but one that we tend to forget as we get caught up
in the day-to-day grind.
如果你还没有修改过你 Palm 上的 ToDo list 的类别或者你 PPC 上的 task list,你会发现默
认的 list 不多而且非常基本。
If you have never modified the categories in your Palm's ToDo list or Pocket PC
Tasks list, you'll probably find that there aren't many and that they are pretty
general.
虽然基本的类别足以提供日常的任务管理,但是定制的类别能够更好的管理你的任务。
作者:Bruce Keener;翻译:kai;pdafans.com首发
第 8 页,共 46 页
While the standard categories provide a workable way to categorize tasks,
customizing the categories will help you better manage your tasks.
有很多种方法可以对你的任务进行分类。 我会在这儿介绍常用的几种。但是你能够自己制
作你自己的类别。例如,假设你要针对服务的对象来分类你的任务,我进行了如下分类:
• 妻子
• 自己
• 老板
• 重要客户
• 潜在客户
There are any number of ways you can categorize your tasks. I describe a
couple of popular ones below. But, you can make up your own categories. For
example, I just made up the following ones, which assumes you manage your
ToDo tasks by who you're doing them for:
• wife
• me
• boss
• key clients
• prospective clients
重要的是找到最适合你自己的个性化分类。
The important thing is to personalize your categories so they work best for you.
还有一个人们经常使用的分类方法是按照自己在日常生活种扮演的角色分类(经理,父亲、
母亲,等等)你可以根据 Steven Covey()描述的要点来训练你的时间管理能力。
One way that many people like to categorize is by the 'roles' they play in life
(manager, father/mother, etc.), following along the lines of the time
management practices described by Steven Covey.
我使用 Covey 系统的部分要素来安排我一周的时间,弄清我下一周要做的重要的任务,我
也适当的修改了 David Allen 的 Getting Things Done 系统来分类我的任务。 我很长时
间都使用如下图所示的分类系统,但是最近我也做了部分修改,我会在以后的部分谈到。
I use some elements of Covey's system for planning my week, identifying key
and important tasks that I want to accomplish in the following week, but I use a
slight modification of David Allen's Getting Things Done system for categorizing
the tasks. I used the task categorization system shown in the first figure below
for a long while, but I have recently made some modifications to it that I
describe further on in this article.
作者:Bruce Keener;翻译:kai;pdafans.com首发
第 9 页,共 46 页
下面是我在 4700上使用的一些基本分类。这些分类同样也可以用于 Palm和 SmartPhone
上面。
The following screenshot from my hx4700 shows how I initially defined my task
categories. Note that these categories can be implemented on Palm devices as
well as on Pocket PCs and SmartPhones.
这个截图显示了 Pocket Informant 里的任务视图,视图被设置为“按照类别排序”。 注
意到这些类别和我在 Outlook(在工作和家里使用的)里面的设置相同。并且任何我对 PPC
做的改动都将在 outlook 里面反映出来,反之也相同。(顺便提一下我是如何建立这些分
类的: 我用 pda 分别与我的家用和办公室用的笔记本同步。然后打开我在家里和办公室的
Outlook 主类列表,保证这些分类都在列表里面。如果我不这么做,将不会影响到我在 PPC
里面的分类(换句话说,ppc 里面的列表不会被清空), 但是这些分类将不会出现在我笔记
本的 Outlook 里面。)
作者:Bruce Keener;翻译:kai;pdafans.com首发
第 10 页,共 46 页
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