南大之星档案管理系统使用指南——浙江农林大学

"浙江农林大学档案管理软件使用说明，主要介绍了如何登录系统、添加文件以及相关著录信息的填写方法。" 在浙江农林大学使用的南大之星档案管理系统中，用户需先通过与档案馆联系获取用户名和初始密码，然后在IE浏览器输入特定网址登录。登录后，用户权限不同，能看到的档案类别和数据也会有所差异。进入系统后，用户可以选择相应的档案类别进行著录。 添加文件是系统操作的核心部分。用户首次著录时，需点击左侧的“添加文件”按钮，进入文件信息著录界面。在这个界面，用户需要填写一系列详细信息，包括： 1. 选择类目：一级目录填写案卷年度，如“2009”，二级目录输入分类号，如“XZ12”，三级目录通常为空。 2. 实体分类号：格式为年度+分类号，如“2009-XZ12”，全部用大写字母填写，短横杠连接。 3. 文件案卷号及件号：由盒号和顺序号组成，如“1.0001”，表示第1盒中的第1份文件。 4. 保管期：选择文件的保存期限，可选“永久”、“30年”或“10年”。 5. 正题名：填写文件的标题。 6. 责任者：文件制作的单位或个人，多个责任者时，第一责任者后其他责任者填写在其他责任者处。 7. 页数：记录文件的总页数。 8. 文件时间：文件落款日期，格式为“YYYYMMDD”。 9. 单位：归档单位名称，如“人事处”。 10. 文号：如有文件编号，请填写，如“浙人发〔2009〕22号”。 11. 主题词：按照预设规则自动生成。 12. 输入员：填写兼职档案员的姓名。 确认所有信息无误后，点击“添加”按钮，系统将提示“添加案卷、文件完成”，点击确定后，文件著录完成，并自动进入下一份文件的著录界面，件号会自动顺延。用户只需修改相应内容即可。在档案文件信息管理界面，可以查看已添加的文件信息。 这个系统的使用说明详细地指导了用户如何进行档案管理，确保了信息的准确性和完整性，方便了档案的检索和管理。