如何利用产品化思维提高办公软件的效率

你的办公软件产品方法论是什么？用产品化思维去思考办公软件，将会对办事效率大有助益。办公软件作为职场普遍存在的“利器”，尤其关键。如果还停留在一些基础功能使用，或者没有形成一套套复用“模版”，就有些说不过去。 使用办公软件前，尤其是常用的几个如“Word”、“Excel”、“PPT”，都需要思考主题、对象、价值、内容等方向，这几个方向本质上同属于产品化的思维，即定位、用户群、需求、功能。 主题 VS 定位：它的主旨是什么，就确定了接下来的输出是什么；好比一个产品，初始确定了定位，就确定了产品后续的方向。 对象 VS 用户群：我们在做办公方面的输出时，都会有接收方，那么在交付的时候，就需要了解对方的职责、习惯等，从而在一定了解的情况下输出高质量的交付物；同样道理，产品也是，需要对用户了解，知道他们的画像属性，从而有针对。 价值 VS 需求：价值即需求，表现在办公输出方面，就是需要做什么，怎么做，对方需要什么；这在产品化思维中体现在，产品的功能整合，也就是价值和需求。 内容 VS 功能：内容就是我们输出的东西，而在软件使用上，需要考虑的是功能，尤其是很多时候我们使用到的Word、Excel等软件，就是制作一些工作文档，这个文档的内容是什么，就体现在功能上。 二、Word文档 对于Word文档，基本要分为写作、排版两个方向。 1. 写作的话，需要注意标题、段落格式、字数统计、插入图片等功能使用，还有一些常用操作快捷键的掌握也是很有必要的。 2. 排版的话，那么我们首先是需要考虑版式、字体、大小、颜色等样式问题，然后就是页码、目录设计的问题。 三、Excel表格 Excel表格，更多的是用来做数据处理、统计、分析，功能上有折线图、饼状图的插入、数据透视表等，这些都是需要我们去一一熟练掌握，特别是在实际运用中能够熟练保存一个表格模板，并能根据不同的数据进行修改和填写。 四、PPT幻灯片 对于PPT幻灯片，更多需要考虑的是内容、效果等问题，也就是说，信息的传达要到位，展示的方式要合适。 五、Outlook邮箱 Outlook邮箱，最重要的莫过于邮件处理，邮件发送、筛选、分类、存档等操作是重点。 同时，还有一些建立文件夹的操作也是很有帮助的。 六、企业微信 企业微信在办公中的运用非常广泛，即使是一些部分作用没有展现出的同事，也会在部分场景中得到佳应用。对于企业微信，主要考虑的是群的管理和成员权限的设置，还有部门设置等。 七、团队协作与知识管理工具 这一类应用，更多是偏向于企业内部协作使用，它的主要功能就是能够方便团队协作，比如文件共享，日程安排，任务分配等。 在这种工具上，我们要想的更多，那就是知识的积累和管理，这往往能够加速团队内各类信息的传播和沉淀。 如何选择使用什么软件？ 这就涉及到最后的选择问题，我们需要根据工作的具体内容和实际情况，对各个软件的作用有所了解，从而在实践中加深对各软件的了解。 结语 再次强调，办公软件的确实像产品一样需要我们去深度思考，去实际的去运用，力求更加高效整洁的输出。 我们要学会，让办公变得简洁，使输出变得更接地气。 同样的，也要学会对每个功能点深入了解，反复思考，深入使用，才能在一些关键时刻，把这些办公软件发挥到最大效用。