Excel数据导入科怡档案管理系统步骤详解

"本文档主要介绍了如何将Excel文档中的数据导入到科怡档案管理系统中，包括所需的软件环境、数据格式要求以及具体的操作步骤，特别是通过Access数据库作为中介进行数据转换的过程。" 在导入Excel数据到科怡档案管理系统之前，首先需要确保满足特定的软件环境要求。这包括使用Microsoft Office 2003或更高版本，且必须安装Excel和Access组件，以及档案管理系统v3.0或更高版本。在此案例中，使用的是Office2010和科怡档案管理系统v5.0 SQL Server版。 在准备Excel文档时，列名的规定非常重要。列名不能包含空格、$、#、-等特殊字符，否则在导入时会遇到错误。如果数据包含档案系统无法识别的字符，可能导致导入失败，需要检查并修正这些字符。提供了一个包含5行数据（1行列名，4行目录数据）的Excel文档样本作为示例。 导入过程分为两个步骤：首先，将Excel数据导入到Access数据库（mdb格式）。这是因为科怡档案管理系统不支持直接从Excel导入数据。创建mdb格式的Access数据库需要打开Microsoft Access 2010，创建一个新的数据库，指定保存路径，并确保选择"Microsoft Access数据库（2002-2003格式）（*.mdb）"作为保存类型。保存后，Access会自动将其命名为mdb格式。 然后，导入Excel数据到Access数据库。在Access中，选择"外部数据"菜单，点击"Excel"图标，按照向导指示导入Excel文档。完成这两个步骤后，数据就可以从Access数据库导入到科怡档案管理系统了。 这个过程的关键在于，通过Access作为数据转换的桥梁，解决了科怡档案管理系统对Excel数据格式的限制问题，确保了数据导入的成功。在实际操作中，用户需要严格按照这些步骤进行，以避免导入过程中可能出现的问题。