中宝公司文件管理程序：分类、审批与控制流程

《文件管理程序》（SG/QB4.2.3-01）是一份详尽的内部文件，旨在规范公司的质量管理体系中文件资料的管理。该文档强调了文件管理的重要性，确保员工在进行质量相关活动时能够获取到适用和有效的文件支持。其主要内容包括： 1. **目的**： - 文档的主要目的是为了建立一个有序的文件管理制度，使得所有质量文件如质量手册、程序文件、表单以及各部门的文件得到统一管理和使用，提高工作效率。 2. **范围**： - 该程序适用于所有质量文件，包括但不限于质量手册、程序文件、管理文件、计划、标准和作业指导书，以及来自内部和外部的各类表单。它涵盖了办公室、人力资源、资源、采购、销售部、产品部、品管部、加工和总装工厂等各部门的文件管理。 3. **职责分工**： - 文件的编制、审核和批准都有明确的责任划分，例如，质量手册由办公室负责，程序文件由各部门负责人审阅，管理文件则由上一级负责人审批。作业指导书和表单的制作和审批流程也做了详细规定。 4. **文件分类与控制**： - 文件被分为四个层次：质量手册（最高级别）、程序文件、管理文件和记录表单。控制性文件（如产品技术资料）需要有严格的收发记录和保管，而非控制性文件则允许更自由的传播。 5. **文件编制与核准流程**： - 文件由相关人员依据活动需求和文件性质制定，然后由部门主管审查，涉及多个部门的文件需得到公司级领导的批准。确保文件完整性和合规性是审批过程中的关键步骤。 6. **文件编号系统**： - 提供了详细的操作指南，如质量手册采用SG/QA-A/01格式，程序文件按照特定编号规则，如SG/QB（×××）-××A/01，而记录表单则使用SG/QD-×××-××A格式，每个文件都包含了更改号、版本号和相应的公司代号。 这份文档的编写体现了对文件管理的严谨态度和标准化操作，有助于维护公司内部信息的准确性和一致性，提升整体运营效率。通过遵循这个程序，公司可以确保质量管理体系的有效运行，并减少因文件管理不当引发的问题。