Outlook邮箱存档指南：手动与自动操作详解

本资源是一份关于Outlook 2010电子邮件存档的指南，主要针对邮箱容量限制问题提出解决方案。在工作中，由于公司分配的邮箱容量有限，当达到上限时，可能会影响邮件的接收和发送。邮件数据通常存储在服务器上，因此为了管理邮件并防止数据丢失，我们需要定期对邮件进行存档。 手动存档步骤： 1. 检查是否已有存档记录：如果显示两个邮件数据库文件，则说明有存档历史；若只有一个，则表示无存档记录。 2. 打开Outlook，进入清理工具选择存档，将选定的文件夹（包括收件箱、发件箱和子文件夹）进行存档，并设置存档日期，确保包含未标记为自动存档的邮件。 3. 选择存档文件的位置，可以自定义路径，存档完成后备份以防误删。 4. 对于已存档过的文件，只需找到存档位置，选择追加存档，避免创建新的数据文件。 自动存档功能： 自动存档可以根据预设规则定时执行，无需用户手动操作。在高级设置中，可以针对整个邮箱或特定文件夹（如草稿箱）设定存档期限，实现自动管理。 鼠标拖拽存档快捷方式： 对于不想繁琐操作的用户，可以通过鼠标直接拖拽邮件至存档文件夹，简化存档过程。 通过本文档，员工可以有效地管理其Outlook 2010的邮件，保持邮箱空间整洁，同时确保重要邮件的安全。定期存档不仅能节省存储空间，还能在必要时快速恢复邮件，提高工作效率。