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掌握Execl2000数据透视表快速创建教程
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更新于2024-07-29
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本资源是一篇详细介绍Excel 2000使用技巧的文章,主要关注于数据透视表的创建和操作方法。在Excel 2000中,数据透视表是一种强大的数据分析工具,它允许用户对大量数据进行快速汇总、排序和分析,以直观地理解数据模式和趋势。 文章首先强调了数据透视表功能在Excel 2000中的重要性,提到通过"数据透视表和数据透视图向导"这个工具可以简化数据处理过程,使得创建数据透视表变得简便快捷。接着,作者以一个实际销售业绩数据清单为例,逐步说明如何创建数据透视表: 1. 首先,用户需要选中数据清单中的任一单元格,这将作为创建数据透视表的起点。 2. 在"数据"菜单中选择"数据透视和图表报告",在随后的向导对话框中,用户可以选择数据源类型,包括默认的Excel数据清单、外部数据库、多区域数据或者基于其他数据透视表的数据。选择"Microsoft Excel数据清单或数据库"时,系统默认处理工作表内的数据。 3. 在向导的下个步骤,用户需确认或选择数据清单区域,即要分析的数据源。可以通过浏览按钮从其他工作簿中选择。 4. 最后,点击"下一步",Excel会在源数据工作表旁边自动生成一个新的工作表,即数据透视表的工作区,展示了按照用户设置排列和汇总后的数据。 整个过程既实用又直观,有助于用户更好地理解和利用Excel 2000的数据分析能力。掌握这些技巧,无论是数据管理还是商业智能分析,都能大大提高工作效率。此外,文章还可能涉及其他Excel 2000的功能和技巧,但此处主要集中在数据透视表部分,对于希望提升Excel技能的读者来说,这是一个非常有价值的学习资源。
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Excel 工作表中的规则及方法是完全一致的,这里不再赘述)。
3)在“排序”对话框中单击“选项”按钮,这时屏幕上弹出“排序选项”对话框,如图
3-5-27 所示。
在对话框中的“自定义排序次序”下拉列表框中,可以选择使用 Excel 内置的自定
义排序次序(如第一季、第二季、第三季)或用户自己创建的自定义排序次
序。
4)在对话框中的“方法”选项区内单击选中“笔画排序”选项按钮,然后单击“确定”
按钮。
5)在“排序”对话框中单击“确定”按钮。
经过上述排序操作后的数据透视表如图 3-5-28 所示。
如果希望在每次刷新或更改数据透视表报表的布局后能自动按标志排序,可以
先双击要排序的字段,在弹出的“数据透视表字段”对话框中单击“高级”按钮,然
后在“自动排序选项”标题下单击“递增”按钮或“递减”按钮,在“使用字段”下拉框
中,单击要排序的相同字段,最后再单击“确定”按钮。
在刷新数据透视表后,自定义排序次序并不保留。要想恢复自定义排序次序,
可以再次对字段进行排序。
(2)按数据区中的数值对数据透视表中的数据项进行排序
仍然以销售统计表的数据透视表为例,如果要按照“销售额”的大小来对“产品名
称”字段进行排序,具体的操作可按如下步骤进行:
1)在数据透视表中,双击“产品名称”字段按钮。
与前述相同,在数据透视表报表中,如果选中了列字段,则将对该数据项从左
至右进行排序;如果选中了行字段,则将对该数据项从上至下进行排序。
2)在弹出的“数据透视表字段”对话框中单击“高级”按钮,这时屏幕上又弹出“数
据透视表字段高级选项”对话框,如图 3-5-29 所示。
3)在“自动排序选项”标题下,单击“递增”选项按钮。
4)在“使用字段”下拉框中,单击含有用于排序数据项数值的数据字段。本例
中,选择“求和项:销售额”选项,然后单击“确定”按钮。
5)在“数据透视表字段”对话框中单击“确定”按钮。
经过上述排序操作后的数据透视表如图 3-5-30 所示。由图中可见,各项产品按
总销售额由低到高的排列依次为:真皮靠背椅、组合沙发、会议桌。
注意:如果在刷新或更改数据透视表报表的版式时,并不想保留新的排序次
序,则可以选择人工排序数据项来将排序次序恢复为默认排序次序。在“数据透
视表字段高级选项”对话框中单击“自动排序选项”标题下的“人工”按钮,然后两次
单击“确定”按钮。单击选择要排序的字段后,再单击“数据”菜单中的“排序”命
令。在“排序依据”框中,输入用于排序依据的数值所在单元格的引用,最后单击
“确定”按钮。
3.改变数据透视表的汇总方式
在创建数据透视表时,默认的汇总方式是对数据字段进行求和。实际上,用户
![](https://csdnimg.cn/release/download_crawler_static/4012022/bgb.jpg)
也可以根据不同的需要,很方便地改变数据的汇总方式。也就是说,并不一定
所有用户都是用求和来作为数据的汇总方式。比如,用户还可以通过求数据的
平均值、最大值、最小值、乘积值等,对数据透视表的汇总方式进行重新设
置。
例如,在前面的销售统计表的数据透视表中,需要显示各销售人员 3 个季度来
的季度平均销售额,则具体操作可按如下步骤进行:
1)在数据透视表的数据区域单击任意单元格。
2)单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”按钮,然后在下拉菜单中单击“字
段设置”命令;或单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮,屏幕上弹出“数
据透视表字段”对话框,如图 3-5-31 所示。
3)在“汇总方式”标题下的列表框中,单击“平均值”选项。
4)单击“确定”按钮。
更改汇总方式后的数据透视表如图 3-5-32 所示。
如果想要同时查看数据透视表报表中数据字段的不同汇总方式的结果,可以按
以下步骤进行:
1)在“数据透视表”工具栏的字段列表中,单击数据透视表报表的数据区域中已
汇总的字段,然后再次将该字段拖动到数据透视表中。
2)在数据透视表报表的数据区域内,单击与新字段相对应的任意数据单元格。
3)单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”按钮,然后在下拉菜单中单击“字
段设置”命令;或单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮。
4)在弹出的“数据透视表字段”对话框的“汇总方式”列表框中,为该字段选择另一
个汇总函数。
4.显示/隐藏明细数据
在数据透视表中,如果要显示比较详细的数据构成,可以设置多个行字段或列
字段。如果只是对其中的某个或某几个字段显示其详细的数据来源,则可以使
用在数据透视表显示或隐藏明细数据的方法。
例如,在前面的销售统计表的数据透视表中,如果想要了解销售人员张青的销
售情况的详细数据,则具体的操作可按如下步骤进行:
1)在数据透视表中,单击选择“张青”字段项标题。
2)单击“数据透视表”工具栏中的“显示明细数据”按钮,屏幕上弹出“显示明细数
据”对话框,如图 3-5-33 所示。
该对话框用于选择要显示其明细数据的字段。实质上就是在数据透视表中,对
选定字段项的数据,按选定的字段进行分类。
3)单击选择“产品名称”字段,然后单击“确定”按钮。
经过上述操作后的数据透视表。由此可见,在数据透视表中,对销售人员“张青”
的销售数据,按照不同类别的产品进行了分类。显示在数据透视表中的数据仍
然是汇总后的数据,只是在原有的基础上对选定字段进行了细分。
在上面显示了明细数据的基础上,还可以进一步显示更明细的数据。在数据透
视表中双击“产品名称”字段中的“会议桌”项,屏幕上弹出“显示明细数据”对话
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框,在对话框中单击“时间”选项,然后再单击“确定”按钮。得到的数据透视表如
图 3-5-35 所示。
如果想要隐藏“会议桌”字段项的明细数据,只需单击选中“会议桌”,然后单击“数
据透视表”工具栏上的“隐藏明细数据”按钮,或者直接双击“会议桌”字段标题即
可。隐藏明细数据后,由于显示明细数据而在数据透视表中造成的版式更改并
不会恢复回来,所以如果再次双击“会议桌”项以显示明细数据时,屏幕上将直接
显示“时间”的明细数据,而并不出现“显示明细数据”对话框。
如果要恢复原先的版式设置,可在数据透视表中用鼠标拖曳字段按钮。
除了显示明细的汇总数据外,在数据透视表中还可以显示数据单元格的基本源
数据的明细数据。双击要显示明细数据的单元格,Excel 会将汇总的明细数据放
到工作簿中新工作表上的单元格中。
例如,在图 3-5-32 中,双击行“总计”和列“总计”的交叉单元格 F11,则 Excel 将添
加一个新工作表“Sheet6”,这是一个显示源数据的明细数据的工作表,如图 3-5-36
所示。
如果要避免通过双击数据透视表报表数据区中的某一单元格,显示该单元格所
汇总的源数据列表,可以单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”菜单中的“表
选项”命令,然后在“数据选项”标题下,清除“显示明细数据框”复选框。
3.5.4用数据透视表进行汇总计算
在创建数据透视表时,Excel 会自动在数据透视表中显示行总计和列总计,这已
经是我们很熟悉的事情了。除此之外,用户还可以通过相应的设置来显示或隐
藏数据透视表中的各项总计,也可以通过在数据透视表中添加分类汇总来对数
据透视表进行合并计算。
1.显示或隐藏数据透视表中的各项总计
显示或隐藏数据透视表中的各项总计,其具体的操作可按如下步骤进行:
1)单击数据透视表中的任意单元格。
2)单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”菜单中的“表选项”按钮。
3)如果要显示总计,在“格式选项”下选中“行总计”复选框和“列总计”复选框;如
果要隐藏总计,在“格式选项”下清除“行总计”复选框或“列总计”复选框。
2.在数据透视表报表中添加或删除分类汇总
在数据透视表报表中添加或删除分类汇总,其具体的操作可按如下步骤进行:
1)双击要添加或删除分类汇总的字段按钮。
2)如果要显示外部行字段或列字段的分类汇总,单击“分类汇总”下的“自动”选
项;如果要显示内部行字段或列字段的分类汇总,单击“分类汇总”下的“自定义”
选项,然后单击右面框中的某个汇总函数。如果要删除分类汇总,可以单击“分
类汇总”下的“无”选项。如果要使用其他汇总函数,或是要显示多种类型的分类
汇总,可以单击“自定义”右面框中的一个或多个汇总函数。
例如,在前面的销售统计表的数据透视表中,对字段“销售人员”进行“求和”和“计
数”分类汇总后的数据透视表如图 3-5-37 所示。
3.在分类汇总数据组的顶部或底部显示数据透视表分类汇总
如果要更改分类汇总的显示位置,则字段或数据透视表必须以缩进格式显示,
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