企业质量管理体系文件管理与发放流程

"质量管理体系程序文件文件管理程序" 文件管理是组织运作中至关重要的一环，尤其是在IT行业中，规范化的文件管理能确保信息准确无误地传递，维持服务质量，以及符合ISO质量管理体系的要求。该文件管理程序由闫鹏松于2013年8月25日制定，详细规定了不同层次文件的编写、审批、发行和管理流程。 1. 文件的编写与审批： - 质量手册和程序文件由管理代表负责组织编写，由副总经理审核，最终由总经理核准。 - 部门主管或经理负责程序文件的制定，管理代表审核，副总批准，特殊情况下还需总经理批准。 - 三阶作业类文件由使用部门编写，部门主管和经理批准，某些特定文件（如化学品、安全管理类）可能需总经理批准。 - 合同文件由业务部编写，经过部门主管、经理审核，最后由总经理批准。 2. 文件和资料的颁布与发放： - 文件在发布前需按审批权限由授权人审核批准。 - 文控中心负责一至四阶文件的发行，遵循分发号规则，确保文件分发至正确部门和个人。 - 二阶程序文件发至各部门，所有文件的制作和修订需提交文控，电子文件更新以公用数据区为准。 - 文件发行须在一周内完成，且不能超过生效日期，工程规范需当天发行。 3. 文件的回收与有效性： - 文件丢失时，需填写申请单，经部门主管和经理批准后向文控中心申请，不可随意复印。 - 部门需维护文件一览表，便于管理和追溯。 - 文控中心回收旧版文件时会立即加盖“作废文件”章，防止误用。 4. 文件的更改、修订与废止： - 文件更改由更改提议人或部门负责人提出，填写申请单说明原因和内容。 - 更改由原审批人或其替代者审批，部门负责人提出的变更需经审核和核准。 - 更改后文件注明更改号和生效日期，收回旧版文件并销毁或作废。 5. 文件的销毁： - 对需销毁的文件，文控填写销毁申请表，经管理者代表批准后执行。 - 技术性和产品质量相关的文件变更需遵循特定流程，包括提出修改要求、相关部门会签、审核、核准和实施日期记录。 此文件管理程序为IT组织提供了清晰的文件控制流程，确保了文件在整个生命周期中的准确性、有效性和合规性，从而支持公司的质量管理目标。