"XXXXX科技服务有限公司QES管理体系文件编制与控制程序摘要"

废等没有经过规定程序控制的文件。 文件控制：是指文件的创建、使用、存储、保管、销毁等一系列过程。 4 责任和权限 4.1 办公室负责对文件管理程序的制订、执行和监督。 4.2 各部门负责按照文件管理程序的要求对本部门文件进行管理。 5 文件管理流程 5.1 文件的建立与更改 5.1.1 任何部门需要建立新文件或者对现有文件进行修改时，需先填写文件申请表，并经办公室审核批准后方可执行。 5.1.2 文件的建立与修改必须保证符合相关标准和法规要求，并经办公室签字确认后方可生效。 5.2 文件的发放与回收 5.2.1 经办公室审核批准的文件，按照规定程序发放给相关部门人员，并在文件上注明发放日期和接收人员签字确认。 5.2.2 文件不再需要使用或者已经过时时，相关部门应主动向办公室提出回收申请，并由办公室确认后进行回收处理。 5.3 文件的存储与保管 5.3.1 各部门应按照文件管理程序要求，将文件进行分类、编号、标示，并妥善存放在指定的文件柜或电子存储系统中。 5.3.2 文件的存储位置需定期检查，确认文件完整性和可用性，并定期进行备份和档案管理。 5.4 文件的销毁与作废 5.4.1 文件达到保管期限或者不再需要使用时，相关部门应向办公室提出销毁申请，经办公室审核批准后进行销毁处理。 5.4.2 对于错误、过时或者被替代的文件，相关部门应主动向办公室提出作废申请，并由办公室确认后进行作废处理。 6 相关记录 6.1 文件申请表 6.2 文件发放记录 6.3 文件回收记录 6.4 文件存储检查记录 6.5 文件销毁记录 6.6 文件作废记录 7 文件管理程序的审查和改进 7.1 文件管理程序定期由办公室进行审查，根据实际情况进行必要的改进和完善。 7.2 各部门应根据文件管理程序的要求，定期检查本部门文件管理情况，并向办公室提出改进建议。 8 文件管理程序的执行与监督 8.1 办公室负责对文件管理程序的执行和监督工作，并定期进行审核和检查。 8.2 各部门负责按照文件管理程序的要求执行工作，并配合办公室的监督和检查。 9 生效日期 本程序自发布之日起生效，并适用于全公司各部门。 10 结束语 文件管理是管理体系的重要组成部分，对于确保文件的正确性和有效性具有重要意义。希木全体员工严格按照文件管理程序的要求执行工作，保证文件管理工作的顺利进行，提升管理工作效率和质量。 我们要始终牢记：规范管理、严格执行，才能够为公司的可持续发展提供有力支持。 END"