IFS采购管理：采购申请与采购订单的区别

本文主要介绍了IFS采购管理中的关键概念，包括采购申请与采购订单的区别，供应商信息的管理和维护，以及不同类型采购件的处理。 在IFS采购管理中，采购申请和采购订单是两个不同的流程阶段。采购申请是由内部员工（申请人）提出的需求，用于汇总和记录公司内部对商品或服务的需求，它不直接对外发送，仅供内部审批和规划使用。而采购订单则是在经过审批后由授权人创建，它可以被打印并正式发送给供应商，作为供应商提供商品或服务的法律依据。采购订单也可以通过EDI（电子数据交换）或MHS（物料处理系统）等电子方式直接传递给供应商，具有法律效力。 供应商信息管理是IFS采购管理的重要组成部分。供应商信息包括通用信息，如语言、国家，以及地址、联系方式、税务信息等。此外，还有针对EDI（电子数据交换）的信息设置，如供应商类型、供应商组、货币、付款条款、审核者等。付款信息则涉及支付方式、电子付款地址，对于使用传统支付文件（如支票或汇票）的供应商，需在地址信息选项卡中指定付款地址。系统中的供应商信息需要对应每个安装组件进行维护，确保在应用系统中可以正常使用。 IFS系统提供了丰富的实践操作，包括创建供应商、设置供应商信息、录入发票和付款数据等。供应商信息设置涵盖统计组、采购员、付款条款、折扣率，以及订单和交货提醒的设置。同时，系统还支持对采购件的管理，采购件分为库存采购件、非库存采购件和无编码零件三种类型。库存采购件基于已存在的库存件，非库存采购件则直接在采购件窗口中创建，无编码零件无需单独记录，可直接在采购申请或订单中输入。 采购件的相关信息分布在多个选项卡中，如基础控制信息、通用特征、多语言描述、供应商概览和批量供应商分割等。其中，特征选项卡允许用户指定采购件的特定属性，可以搜索数据库以找到相同的零件。这些详细信息有助于优化采购流程，确保与供应商的沟通准确无误。 IFS采购管理涵盖了从需求提出到订单执行的全过程，通过规范化的流程和详尽的供应商及采购件信息管理，提升了采购效率和准确性。通过实际操作练习，用户能够熟悉系统操作，更好地运用IFS系统进行高效的采购管理工作。